Макросы в Excel

 

Макросы в Excel.

 

Данная страничка моего сайта является подготовительной. Я старался создать таким образом подготовительный материал, чтобы было как можно проще выполнять непосредственно саму запись макросов. Судя по комментариям некоторые посетители моего сайта видимо просто не дочитали данную страничку сайта до клнца. В самом конце нажмите на слово "продолжение" и вы перейдете на страничку записи макросов.

 

Я хочу вам показать как создаются макросы именно в Microsoft Excel, хотя макросы можно создавать в любом приложении пакета Office. Это может быть и Word и Excel и PowerPoint. Для чего же нужны эти самые макросы? А для того, чтобы в первую очередь автоматизировать вашу работу, чтобы не выполнять по нескольку раз в день рутинные операции, которые вы либо уже десятки раз выполняли раньше, либо которые вам нужно повторить много раз. Это может быть форматирование фрагментов текста или документа определенным образом, последовательное выполнение нескольких команд меню и так далее.

 

Автоматизировать можно любую рутинную работу и я думаю, что вы мечтаете сократить время, необходимое на выполнение работы, а макрос дает возможность автоматизировать работу мгновенно. Макрос в действительности состоит из списка действий, которые надо запомнить для повторного выполнения. Это набор инструкций, которые сообщают программе какие действия следует выполнить, чтобы достичь определенной цели.

 

Самый простой способ создания макросов это запись макросов. Я хочу вам показать запись макросов на простом примере. Предположим, вы являетесь официантом в ресторане или кафе. Чтобы каждый раз не подсчитывать сумму, которая получается при умножении стоимости блюда на количество заказов, а потом еще и подбивать итоговую сумму всего заказа, мы с вами автоматизируем эту рутинную работу и научим компьютер делать все это за нас.

 

Начинаем создавать макрос. Сначала подготовим меню для нашего заведения. Итак, наберите текст в Excel примерно так, как это сделал я на рисунке. Словосочетание (Название блюда) находиться в ячейке D3, а в ячейке E3 я напишу следующий пункт (Цена).

 

макросы

 

Таким образом, заполните ячейки полностью как на рисунке:

 

макросы

 

Теперь можно немного подредактировать, изменить размер столбцов, а в строчке 4 выполнить перенос по словам. Для выполнения команды (перенос по словам), надо кликнуть правой кнопкой на строчку 4 и в появившемся выпадающем окне выбрать пункт (Формат ячеек),

 

 

в следующем окне встать на вкладку (Выравнивание) и в пункте (Отображение) поставить «галочку» (переносить по словам), нажать (ок).

 

макросы

 

В результате получим следующую картину:

 

макросы

 

Размер столбцов можно изменять автоматически по размеру текста в ячейке. Данная команды выполняется следующим образом. Надо поставить курсор на границе между буквами и когда появится черная двуглавая стрелка, выполнить двойной щелчок или удерживая левую кнопку мыши изменить размер столбца на свое усмотрение.

 

Далее заполните так как у меня на рисунке или придумайте и заполните название блюд, которые вы знаете или свои любимые блюда. Достаточно порядка 10 наименований блюд, а также можете поставить свои цены. Затем снова отредактируем, поскольку у кого-то таблица может не показывать десятичные числа, у кого-то содержимое файла будет выглядеть не так, как на рисунке и так далее.

Поэтому сделаем так, чтобы наше меню выглядело красиво и было удобочитаемое.

 

макросы

 

В строке 4 отредактируем так, чтобы данные и по горизонтали и по вертикали располагались по центру ячейки. Для этого щелкните правой кнопкой на строку 4, выберите (Формат ячеек, Выравнивание, по горизонтали – по центру, по вертикали – по центру) и (ок).

 

макросы

 

Слово (Меню) у нас должно стоять по центру, поэтому надо объединить ячейки. Чтобы вам было удобно, я буду указывать, какие ячейки выделяются, какая ячейка находится на пересечение колонки и строки, а также буду указывать адрес самой ячейки.

 

Итак, щелкните на слово (Меню) и удерживая левую кнопку мыши выполните выделение ячеек до слова (Всего), выделяем (С3-G3), при этом сама ячейка со словом (Меню) не будет выделена, затем щелкните на кнопку (Объединить и поместить в центре).

 

макросы

 

Хотя Excel представляет собой таблицу и вы видите сетку, при печати вы таблицу не увидите, поэтому нужно обозначать границы таблицы. Поэтому, щелкайте на слово (Меню) и удерживая левую кнопку мыши ведите ее вниз до строки (Всего за день) включительно, при этом выделится целый блок (С3-G18). Затем откройте на панели инструментов Форматирование - Границы и выберите (Все границы), как показано на рисунке:

 

макросы

 

В столбце (Цена), начиная с E5 до E14 для значений ячеек определим денежный формат, поскольку это стоимость блюда.

 

макросы

 

В столбце (Количество) для ячеек F5-F14, поставим числовой формат без десятичных знаков, так как количество блюд будет целым числом, а не полкотлеты или не полкомпота.

 

 

В столбце (Всего) для ячеек G5-G18, то есть до (Всего за день) включительно, самостоятельно поставьте денежный формат.

 

Далее в столбце (Всего) поставим формулу, которая умножает цену каждого блюда на количество заказов. Для этого встаньте на ячейку (Всего-Украинский борщ, G5), если у вас Office-97, то просто щелкните на знак равно в строке формул, если Office-2003 (все об офисах смотрите здесь), то щелкните в строку формул, чтобы появился курсор и нажмите на знак равно на клавиатуре, затем щелкните в ячейку (Цена-Украинский борщ, E5) * (Количество-Украинский борщ, F5) и нажмите на комит (зеленая галочка в строке формул):

 

макросы

 

Далее встаньте на маркер заполнения или автозаполнение (если подвести курсор к ячейке к правому нижнему углу, появляется маленький черный квадратик) и протяните формулы для каждого из блюд.

 

Встаньте в ячейку (Всего-Итого, G16) и щелкните на кнопку автосумма (?), выделите ячейки для суммирования G5-G14, снова жмите комит для подтверждения операции. Получится вот такая таблица, желательно чтобы у вас получилось точно так же.

 

макросы

 

Теперь можно немного облагородить нашу таблицу, применив заливку цветом и цвет шрифта. Слово (Меню) я сделаю 20-м кеглем. Получилось вот так, но у вас могут быть свои варианты:

 

макросы

 

Теперь давайте проверим, как работают наши формулы. Для этого в колонке (Количество) произвольно поставьте любые (в пределах разумного) целые числа и посмотрите на результат. Если в колонке (Всего) не считает произведение двух чисел и в строке (Итого) не подбивает сумму, значит, вы сделали что-то не так. Вернитесь обратно и внимательно пройдите каждый шаг создания формул. У тех у кого все правильно, должно получится примерно такое:

 

макросы

 

Если у вас в ячейках появляются вот такие значки в виде диезов (#####), то это означает, что данные не поместились в ячейках, просто раздвиньте колонку. У меня все работает, кто не доверяет Excel, может посчитать на калькуляторе.

Итак, мы с вами подготовили меню, а теперь приступаем непосредственно к созданию макросов. Кликните на слово продолжение.

продолжение >>